Załącznik
do Zarządzenia nr 16/2014
z dnia 23.10.2014 r.

Regulamin przygotowania kwerend oraz zestawień bibliograficznych w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej im. C. Norwida w Zielonej Górze

1. Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna im. C. Norwida w Zielonej Górze (zwana dalej WiMBP) pobiera opłaty za obsługę i opracowanie kwerend oraz zestawień bibliograficznych zgodnie z cennikiem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności takich, które po ocenie bibliotekarza zostaną uznane za wyjątkowo pracochłonne lub wymagające skomplikowanych poszukiwań poza WiMBP, Biblioteka ma prawo odmówić wykonania i opracowania kwerend oraz zestawień bibliograficznych.
3. Kwerendy oraz zestawienia bibliograficzne realizowane są przez następujące działy WiMBP: Dział Zbiorów Specjalnych, Dział Informacji Regionalnej i Bibliograficznej w zakresie zbiorów regionalnych i bibliograficznych oraz Czytelnia Ogólna w zakresie ogólnych zbiorów naukowych i popularnonaukowych.
4. W każdym z wyżej wymienionych działów przyjmowane są zamówienia na przeprowadzenie kwerend oraz zestawień bibliograficznych w zakresie przeszukiwania m.in. archiwaliów, dokumentów współczesnych, wydawnictw zwartych i ciągłych, wyłącznie w przypadku konkretnie i jasno sprecyzowanego obiektu poszukiwań.
5. Poszukiwane informacje bibliotekarz przygotowuje w oparciu o dostępny warsztat biblioteczno-katalogowy. Zestawienia bibliograficzne przygotowywane są na podstawie księgozbioru Biblioteki oraz innych źródeł informacyjnych, w tym: internetowych baz danych, katalogów innych bibliotek oraz zasobów bibliotek cyfrowych. Pracownicy WiMBP nie tworzą kompletnych zestawień bibliograficznych do prac maturalnych, licencjackich, magisterskich, doktoranckich i habilitacyjnych.
6. Nie realizuje się kwerend z zakresu analizy merytorycznej zawartości dokumentów.
7. WiMBP dołoży wszelkiej staranności w wykonaniu kwerend oraz zestawień bibliograficznych. WiMBP nie ponosi odpowiedzialności za. kompletność zestawień.
8. Kopie elektroniczne zbiorów zabytkowych (do 1945 r.) wykonane zostaną wyłącznie z materiałów poddanych digitalizacji i umieszczonych na stronie internetowej Zielonogórskiej Biblioteki Cyfrowej (ZBC). W wyjątkowych sytuacjach WiMBP może wyrazić zgodę na wykonanie fotografii cyfrowych z tych materiałów oraz z pozycji nie zamieszczonych w ZBC. Decyzję w przedmiotowej sprawie podejmuje Dyrektor WiMBP.
9. Za realizację kwerendy lub zestawienia bibliograficznego wymagającego poszukiwań trwających powyżej jednej godziny, pobierane są opłaty wg cennika, o którym mowa w pkt 1 niniejszego Regulaminu.
10. Przed wykonaniem usługi uzgadnia się z osobą zainteresowaną kalkulację kosztów wykonania kwerendy albo zestawienia bibliograficznego.
11. Opłata za wykonanie kwerendy oraz zestawienia bibliograficznego zależna jest od czasu przeznaczonego na opracowanie, poza pierwszą godziną, za którą nie pobiera się opłat.
12. Opracowanie zestawień bibliograficznych, wyszukiwanie informacji rzeczowych zajmujących czas do jednej godziny wykonuje się bezpłatnie.
13. Rozpoczęcie prac nad kwerendą lub zestawieniem bibliograficznym następuje:
a) po wstępnej ocenie możliwości jej zrealizowania;
b) po złożeniu 2 egzemplarzy zamówienia, po jednym dla każdej ze stron, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu,
c) po wpłacie zaliczki w kwocie 20,00 zł, po upływie pierwszej godziny pracy.
14. Całość opłat, w tym zaliczka, wnoszona jest gotówką w kasie WiMBP lub przelewem na konto wskazane w treści Załącznika nr 1 oraz Załącznika nr 2 do niniejszego Regulaminu.
15. W przypadku zgłoszenia zapotrzebowania na ekspresową realizację zamówienia
(do 48 godzin) stawka ulega podwyższeniu o 30%. Wszystkie takie zgłoszenia muszą zostać wcześniej uzgodnione z bibliotekarzem.
16. Zrealizowane zestawienia bibliograficzne oraz materiały przygotowane w ramach wykonania kwerendy odbiera się w siedzibie Biblioteki, po uiszczeniu całej kwoty za ich wykonanie. Istnieje możliwość przesłania wyników zamawianej usługi pocztą elektroniczną lub tradycyjną, po wpłynięciu na konto Biblioteki opłaty za jej wykonanie. Warunki odbioru określa się przy składaniu zamówienia.
17. Biblioteka zastrzega sobie prawo podniesienia ceny o 30% w początkowym etapie realizacji szczególnie czasochłonnego i pracochłonnego zamówienia. Kontynuacja zamówienia zostanie uzgodniona z czytelnikiem.
18. W przypadku negatywnego wyniku zamówienia podana zostanie informacja o zakresie poszukiwań. Zaliczka wcześniej pobrana wliczona zostanie na poczet wykonanych prac.
19. WiMBP nie pobiera opłat za wykonanie kwerend i zestawień bibliograficznych dla bibliotek i instytucji naukowych oraz szkół. Pobiera jednak od tych jednostek opłaty za fotografie, skany, kserokopie dokumentów oraz koszt wysłania przesyłki pocztowej zgodnie z cennikiem, o którym mowa w pkt 1 Regulaminu.
20. Określa się następujące parametry techniczne skanów, o których mowa w pkt 18:
1) jakość skanu: 300 lub 600 dpi,
2) tryb koloru: czarno biały (tylko tekst), odcienie szarości (8 bit), kolor RGB (24 i 48 bit),
3) maksymalny format skanowanego dokumentu: A2,
4) formaty plików: JPG, DjVu (do przesyłania drogą e-mailową) TIFF (bezstratny do reprodukcji i celów wydawniczych, transport tylko na nośnikach),
5) czas wykonania skanów ustalany indywidualnie do każdego zamówienia.
21. W przypadku czasopism oprawionych i niektórych książek istnieje prawdopodobieństwo, że nie uda się wykonać poprawnego skanu ze względu na duże zakrzywienie stron w miejscu ich zszycia; w takim przypadku możliwe będzie wykonanie zdjęć cyfrowych materiału.
22. Skany w jakości 600 dpi oraz dokumenty w rozmiarze od A3 do A2 wymagające więcej czasu przy wykonaniu i obróbce mają wpływ na wydłużenie czasu realizacji zamówienia.
23. W przypadkach, o których mowa w pkt 20 oraz 21 warunki wykonania usługi zostaną na bieżąco uzgodnione z zamawiającym.

Fundusze Europejskie dla rozwoju Lubuskiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.